Hazır mı, özel mi? Yazılım yaptırmadan önce sorulacak beş soru

Bize gelen tekliflerin önemli bir kısmı “özel yazılım” diye başlar, konuşunca hazır bir araçla çözülecek bir ihtiyaç olduğu anlaşılır. Tersi de olur: hazır bir programa ay boyunca eklenti yazdırıp sonunda sıfırdan başlayanlar. Karar vermeden önce şu beş soruyu cevaplayın.

1. Bu iş sizi rakiplerinizden ayırıyor mu?

Muhasebe, e-posta, takvim, dosya paylaşımı gibi işler sizi farklı kılmaz; bunlar için hazır araç kullanın. Sizi farklı kılan süreç — fiyatlama yönteminiz, müşteriye özel akışınız, sahadaki ekibinizin çalışma biçimi — özel yazılımın anlamlı olduğu yerdir.

2. Hazır araç işinizin yüzde kaçını karşılıyor?

Yüzde 80’i karşılıyorsa kalan yüzde 20 için önce süreci değiştirmeyi düşünün; çoğu zaman daha ucuzdur. Yüzde 50’nin altındaysa hazır aracı eğip bükmek, özel yazılımdan pahalıya gelir.

3. Üç yıl sonra bu veri kimde olacak?

Hazır araçlarda veriyi dışarı alabildiğinizden emin olun (dışa aktarma, API). Özel yazılımda kaynak kod ve veritabanı size ait olmalı; sözleşmeye yazdırın.

4. Kim kullanacak, kaç kişi?

İki kişinin kullanacağı bir iç araç için aylık kullanıcı başına ücret alan bir hazır ürün ucuzdur. Yüzlerce kullanıcıda aynı ürün, özel yazılımın yıllık bakımından pahalıya gelebilir. Hesabı beş yıllık yapın, ilk yıllık değil.

5. Değişiklik hızı ne olacak?

Süreciniz ayda bir değişiyorsa yazılımın da değişmesi gerekir. Hazır araçlarda bu, üreticinin takvimine bağlıdır. Özel yazılımda değişiklik yapacak bir ekibin (iç ya da dış) sürekli var olması gerekir; bunun maliyetini baştan bütçeleyin.

Kısa karar tablosu

• Farklılaştırmıyor + hazır araç %80’i karşılıyor → hazır araç, süreci uydur.

• Farklılaştırıyor + değişim hızı yüksek → özel yazılım, küçük başla.

• Arada kaldıysanız → önce 45 dakikalık bir görüşme; çoğu zaman cevap görüşmede çıkar.